Как грамотно распределять время: 4 приема

Как правильно распределять время на работе: 4 простых правила

Для начала стоит вспомнить, зачем нам умение правильно распределять время на работе. А нужно оно для того, чтобы избежать стресса и выгорания, сохранить любовь к своей профессии и радость жизни в целом. Вовремя решать поставленные задачи вам помогут 4 простых правила.

1. Фильтруйте информацию

Забавно, что сама суть тайм-менеджмента не имеет ничего общего с временем как таковым. Неважно, насколько хорошо вы умеете организовать себя на промежуточных этапах, если вы все равно набираете слишком много задач в начале и не успеваете в итоге закончить с ними к концу дня. Поэтому первое, что надо сделать, прежде чем составлять план, — решить, что в нем оставить, а что вычеркнуть.

• Уточняйте детали. Никогда не соглашайтесь на задание, проект или партнерство сразу же. Разберитесь, сколько времени в вашем распоряжении, каков дедлайн, есть ли у заказчика или ваших коллег представление о том, каким должен быть результат. Обдумайте информацию и решите, стоит ли проект того, чтобы потратить на него ваше время.
• Говорите «нет». Оцените, насколько проект соотносится с остальными вашими целями и задачами. Если вы не уверены, проверьте календарь. Если не можете в данное время полноценно заняться предложенным заданием, честно скажите: «Спасибо, нет».
• Оцените свои возможности. Скажите прямо, сколько времени у вас есть и сколько часов сможете уделить проекту. Кроме того, уточните, надо ли вам находиться на рабочем месте, насколько задача срочная, как часто вам надо отчитываться о результатах.

2. Придерживайтесь графика

Начните с составления графика, внесите туда план действий и время на их выполнение. Но просто заполненного ежедневника или электронного календаря недостаточно. По-настоящему эффективной эту систему сделают две полезные привычки.

• Не позволяйте идеям утекать сквозь пальцы. Все, что только приходит вам в голову — идеи, наблюдения, замечания. — тоже фиксируйте. Не ленитесь разобрать их, разложить по полочкам, чтобы потом использовать себе во благо.
• Обновляйте планы. Раз в день, в неделю или в месяц пересматривайте задачи, оценивайте возможности. Но не стоит бездумно переносить сроки. Это может не лучшим образом отразиться на вашей репутации.

3. Расставляйте приоритеты

Если у вас не всегда получается решить, что сделать сразу, а что потом, попробуйте воспользоваться системой «Срочное — Важное». Есть четыре возможных сочетания этих двух элементов уравнения.

• Не срочное и не важное. Просто не делайте. Удалите задачу из списка, чтобы не смущала и не отнимала время и нервы.
• Срочное, но не важное. Постарайтесь «отвертеться». Делегируйте полномочия, попробуйте сделать так, чтобы задание выполнили те, кто вам его поручил.
• Срочное и важное. Приступайте к выполнению сейчас же.
• Не срочное, но важное. Найдите время, чтобы заняться этой задачей. Ведь часто глубокие, сложные проекты мы откладываем до бесконечности.

4. Выберите роль

Чтобы мудро распоряжаться временем, всегда надо понимать, что от вас требуют поставленные задачи. Какая из двух ролей — ваша на этом проекте?

• Управленец. Если вы «исполняете» эту роль, значит, вы много разговариваете с другими, решаете проблемы, назначаете встречи.
• Творец. В этом случае вам нужно одиночество, чтобы подойти к задаче вдумчиво.

Конечно, вы можете пробовать разные приемы, применять разнообразные системы, варианты, стратегии. Но договориться со временем и добиться успеха вы сможете, только когда эти навыки войдут в привычку. Как мы помним, все успеть невозможно. А значит, это «все» следует рассортировать, отфильтровать, расставить приоритеты и грамотно применить предложенные правила.