9 страшных грехов офисной переписки

Небрежность в тексте

Автор книги "Повседневный этикет" Патриция Росси советует вычитывать каждое письмо или сообщение перед отправкой. "Из-за ваших ошибок или опечаток у получателя может сложиться впечатление, что вы спешили или в целом недостаточно серьезно относитесь к делу. Одну ошибку можно пропустить (и простить), но, если такое случается регулярно, рано или поздно коллеги, партнеры и руководство начнут сомневаться в вашем профессионализме и компетентности".

Речь вовсе не о том, чтобы ошибиться в имени получателя (такое вообще недопустимо!) - даже неправильно расставленные знаки препинания могут исказить тон письма. "Всем нам доступна функция проверки орфографии - так давайте же ею пользоваться", - советует эксперт по этикету Джулиет Митчелл. Впрочем, небрежность - это не только ошибки, но и отсутствие в письме необходимой информации: сроков, адресов и других данных. Позаботьтесь о том, чтобы предоставить ее получателю.

Пустая болтовня

"Быть вежливым - значит думать о других, их чувствах, беречь их время," - напоминает эксперт по этикету Ник Лейтон. "Это касается как очного общения, так и переписки. Все ваши сообщения должны быть уважительными, понятными, лаконичными и по делу".

Большинство из нас получает в день по меньшей мере десятки писем - постарайтесь сделать так, чтобы из вашего сообщения собеседнику сразу была ясна суть дела.

Злоупотребление функцией "Ответить всем"

Каждому из нас случалось участвовать в переписках, не имеющих к нам никакого отношения. Так что, прежде чем нажать "Ответить всем", подумайте, так ли это необходимо. Тем более не стоит использовать общую переписку, чтобы указать одному из коллег на ошибку - напишите об этом в отдельном личном письме.

Сплетни

Обсуждать коллег (особенно в негативном ключе) - и невежливо, и непрофессионально, и недальновидно с точки зрения дальнейшего развития карьеры. Как минимум потому, что ваше сообщение могут переслать по ошибке или умышленно не тому человеку.

Несдержанность в выражении эмоций

Мало того, что это против правил этикета, - как и в случае со сплетнями, такое поведение может сослужить вам плохую службу: ваш e-mail могут переслать другим или и вовсе сделать скриншот и выложить на всеобщее обозрение. Так что подумайте дважды, прежде чем отправлять написанное в сердцах сообщение.

Нарушение профессиональных границ

В большинстве случаев рабочая переписка должна оставаться рабочей, и в ней не место личной информации, обсценной лексике или неприличным gif'кам. "Оставаться в профессиональных границах бывает непросто, особенно если мы начинаем дружить с коллегами," - объясняет консультант по этикету Джоди Смит. "Но, когда мы пишем кому-то по рабочему поводу, тон должен оставаться максимально деловым. Хотя, конечно, многое зависит от корпоративной культуры, принятой в вашей компании, от норм и ожиданий. Скорее всего, сотрудники креативного агентства и юридической фирмы будут общаться друг с другом по-разному".

Если на нынешнем месте работы вы недавно, обратите внимание на то, как пишут письма коллеги. Замечайте все: тон (формальный или неформальный), длину сообщений, кого принято ставить в копию (открытую или скрытую).

Пренебрежение чувствами других

Конечно, никогда нельзя быть уверенными в том, что получатель письма уловит нашу интонацию и прочтет сообщение именно так, как нам хотелось бы. "В переписке не видны наши мимика и язык тела, не передается тон речи," - напоминает Росси. "Вот почему всем нам стоит писать сообщения в максимально позитивном и конструктивном ключе".

Ранее мы уже говорили о том, что в переписке не стоит "ходить вокруг да около", но это вовсе не означает, что нужно пренебрегать правилами вежливости. В ряде случаев наши сообщения могут считываться как директивные или пассивно-агрессивные. Чтобы этого избежать, письмо всегда лучше начинать с имени получателя. Если же ваша цель - поговорить с собеседником о чем-то неприятном, "неудобном", возможно, лучше сделать это по телефону, а не в переписке.

Некорректное использование эмодзи

"В идеале в деловой переписке лучше вообще обходиться без смайликов," - считает Лейтон. "Однако иногда люди специально их используют, чтобы смягчить тон письма или не допустить двоякого толкования информации. Увы, часто что-то идет не так, и получается только хуже". Она не настаивает на том, чтобы совсем отказаться от эмодзи, но, по его мнению, все, что можно передать словами, лучше передать словами.

Игнорирование заслуг

Успешный проект - как правило, результат командной работы, но часто нелишним бывает отметить в письме всех членов команды поименно - не говоря уже о случаях, когда проектом занимался один человек. Если не делать на этом акцент, у сотрудников может пропасть ощущение причастности и того, что их ценят. И это уже "грех" не просто офисной переписки, но и корпоративной культуры в целом.